Inventário de estoque: entenda o que é, quais as vantagens, e como fazer na sua empresa

A gestão eficaz do estoque pode ser considerada parte fundamental e a base para o sucesso, principalmente para empresas varejistas.

O inventário de estoque é uma ótima forma de organizar e profissionalizar ainda mais as suas operações, otimizando recursos como tempo e dinheiro. 

Uma gestão de estoque eficiente permite que a sua marca se destaque, e abre caminhos para que você alcance suas metas comerciais e possa direcionar seu tempo para o que realmente importa. 

Neste artigo, vamos aprofundar nosso conhecimento, e entender o que é o inventário de estoque, como ele funciona, e como você pode usá-lo na prática, para impulsionar o sucesso da sua empresa.

O que é inventário de estoque

O Inventário, para o setor financeiro, é uma lista completa dos bens que a empresa possui, e engloba desde equipamentos usados na operação, como mesas, cadeiras de escritório e computadores, até produtos que estão em estoque.

Já o inventário de estoque, é a forma de catalogar e rastrear as informações dos produtos que a empresa tem em estoque, ou seja, todos os produtos que a sua loja tem disponível para venda. 

Com ele é possível categorizar os produtos, as variações como cores, tamanhos, materiais, as quantidades e os preços. Assim é possível visualizar e entender melhor qual a dinâmica entre oferta e demanda de cada item ou de cada categoria, durante determinado período.

Tendo essas informações de forma organizada, você pode usá-las para melhorar as estratégias comerciais do seu negócio e, consequentemente, alavancar suas vendas.

Tipos de inventário de estoque

Existem diversos métodos para contar o estoque, e a escolha varia de acordo com as necessidades e o porte de cada negócio. A seguir vamos saber quais os tipos de inventário de estoque mais usados. 

Geral

É a contagem completa de todos os itens. Em uma loja de roupas, por exemplo, você deve contar desde acessórios, como brincos, até peças maiores, como calças ou casacos. 

É útil para ter uma visão ampla, identificar desvios e determinar os produtos mais populares.

Dinâmico ou parcial

Ideal para quando você sente a necessidade de contagem por categorias ou produtos específicos em um determinado momento, para, por exemplo, acompanhar um lançamento ou controlar os itens de maior movimento.

Cíclico ou rotativo

O inventário cíclico baseia sua contagem por categoria de produto e tem um prazo constante que se repete. Pode ser feito uma vez por semana, ou uma vez por mês, por exemplo. 

Uma das maiores vantagens desse método é que você não precisa parar a operação para registrar as informações.

Periódico

O inventário periódico permite que você tenha mais flexibilidade, e decida qual o melhor momento para fazer. 

Você pode escolher uma categoria de produtos para fazer em um dia, e em outro dia escolhe outra categoria, e assim por diante. Por exemplo, em uma loja de roupas, ele pode ser feito um pouco antes da troca de estação ou coleção.

Estoque anual

Essa é uma contagem profunda e abrangente feita uma vez por ano. Você elege um período ou data e se programa para inventariar todo o seu estoque, com informações mais detalhadas. 

É possível usar esse período também para analisar esses dados e otimizar o planejamento a longo prazo.

Quais as vantagens?

Fazer o inventário de estoque traz diversas vantagens que podem ajudar a impulsionar o sucesso do seu negócio, especialmente quando falamos em setor varejista.

Melhora as tomadas de decisão

É possível ter informações confiáveis sobre quais produtos estão disponíveis em quantidade suficiente e quais estão em baixa. 

Com isso, você pode decidir estrategicamente quais produtos comprar, em quais você deve concentrar sua divulgação, e quais tenderão a ser descontinuados.

Reduz custos e evita desperdícios

Você saberá quando vai precisar comprar determinado produto de acordo com a demanda específica, evitando a compra excessiva e ajudando a otimizar os seus recursos financeiros.

Otimiza o espaço de armazenamento

Um inventário bem gerenciado pode trazer uma visão ampla sobre onde e como os seus produtos são guardados. Isso ajuda na organização como um todo, e evita o acúmulo ou perda de itens. 

Ajuda no planejamento estratégico

Esses dados valiosos podem te dar mais segurança para planejar os próximos passos da sua estratégia, e servem também para que você identifique tendências sazonais, preveja picos de demanda, planeje estratégias de divulgação, e atenda as necessidades e desejos da sua clientela.

Melhora a relação com os clientes

Imagine a seguinte situação: um cliente faz a compra através do seu instagram, whatsapp ou site. Porém, o controle dos seus produtos é feito manualmente com planilhas, e, por alguma falha, ele está em falta, e a planilha não estava atualizada.

Nesse caso, o pedido do cliente terá que ser cancelado, você terá que entrar em contato com o cliente para reverter a situação, e, caso o pagamento já tenha sido feito, você ainda terá que estornar o valor, gerando ainda mais insatisfação.

Perceba que a falta de um sistema automático e integrado, que ajude a gerir seus produtos, pode causar um transtorno desnecessário, tanto para você quanto para os seus clientes. o inventário de estoque evita que situações como essa voltem a acontecer.

Como fazer o inventário de estoque

Como todos os processos, existem algumas fases para fazer o inventário de estoque. O primeiro passo é entender as suas necessidades e objetivos, e definir qual tipo de inventário é o melhor para o seu negócio atualmente.

É importante ter em mente que o processo pode demorar. Então, separe um tempo que não tenha tanta movimentação de clientes, para evitar interrupções. 

O software de gestão vai ser seu melhor amigo a partir daqui, pois ele pode fazer com segurança os processos que você faria manualmente, economizando muito o seu tempo. 

Além disso, ele oferece atualização em tempo real e integração dos seus dados com outros sistemas, facilitando e agilizando o trabalho.

Método escolhido, tempo reservado, chegou a hora: mão na massa!

Fase 1: Categorize

Organize seus produtos e divida eles por categorias, para criar uma estrutura organizada. Isso vai facilitar o resto da operação. 

Caso os seus produtos não tenham categorias, você pode criar, separando por tamanho, cor, material etc.

Fase 2: Separe suas ferramentas

Tenha à sua disposição papel, caneta, planilhas, ou até mesmo um sistema de gerenciamento de estoque.

Fase 3: Faça a contagem física:

Escolha uma categoria para começar, e conte cada item na seção escolhida. Talvez esse seja o passo que mais exigirá a sua atenção. 

Seja preciso e cauteloso para evitar erros. Se preferir, use scanners de códigos de barras para coletar as informações mais rápido.

Fase 4: Registre

Escreva as quantidades conforme você conta. Lembre-se que sistemas são mais precisos e também exigem atenção para inserir os dados.

Fase 5: Compare

Caso você já tenha feito o inventário de estoque, compare os números atuais com os números dos registros anteriores. 

Isso permite que você identifique diferenças e investigue porque elas aconteceram.

Fase 6: Corrija

Se você encontrou divergências nos números, faça as correções necessárias, para que você não tenha problemas futuramente.

Fase 7: Análise

Use os dados que você coletou para avaliar a saúde do seu estoque. Analise por categoria ou por produto, para identificar, por exemplo, itens de alta e baixa demanda e ajustar os níveis de reposição.

Feito! Você registrou os seus produtos! Mas lembre-se: o inventário de estoque não é um evento único. Ele precisa ser agendado regularmente para garantir que os registros sejam sempre precisos.

Quais empresas devem fazer o inventário de estoque

Cada empresa lida com realidades diferentes, e, por isso, cada uma delas vai escolher o método de gestão de estoque que seja mais conveniente para ela naquele momento. 

Mas, definitivamente, ele é essencial para todo e qualquer negócio, principalmente para os negócios do varejo.

Não importa o tamanho da sua loja, o inventário é o pilar que sustenta o seu sucesso. Pensando desde a pequena boutique até uma grande loja de departamentos, o estoque é a base que permite que você atenda aos seus clientes de forma consistente. 

Quando fazer o inventário de estoque

Este também é um ponto chave. Além do método, saber o timing certo é crucial. É interessante observar como são as suas vendas, ou seja, identificar quando há maior procura e quando há menor procura. 

Você pode fazer o inventário de estoque antes das épocas de pico. Isso ajuda você a se programar com pedidos e a estar pronto para que suas prateleiras estejam alinhadas com as tendências e as demandas. Faça também a revisão periódica da contagem, para manter os dados atualizados.

Conclusão

Tendo entendido que o inventário de estoque é o registro de todos os produtos disponíveis na sua empresa, e que estes são a principal fonte de lucro, podemos deduzir que ter fácil acesso a essas informações, é fundamental para o crescimento sustentável do seu negócio. 

O inventário de estoque pode fornecer dados valiosos que vão permitir que você aplique as melhores estratégias, potencializando seus lucros e evitando desperdícios de recursos.

A precisão é fundamental, e cada peça que você armazena é uma oportunidade para criar um impacto. Daí a importância de revisar e manter os registros organizados, acessíveis e, de preferência, integrados com toda a sua operação, evitando falhas e insatisfação de clientes.

Um sistema de gestão integrado, voltado para o setor da sua empresa pode ser um grande aliado no momento de fazer o seu inventário de estoque. Leitores de código de barras, integração com plataformas de divulgação e pagamento, acesso remoto, trazem agilidade e segurança, permitindo que você possa dedicar mais tempo para decisões estratégicas do que para as tarefas operacionais.

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