Inventário de estoque: entenda o que é, quais as vantagens, e como fazer na sua empresa

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A gestão eficaz do estoque pode ser considerada parte fundamental e a base para o sucesso, principalmente para empresas varejistas.

O inventário de estoque é uma ótima forma de organizar e profissionalizar ainda mais as suas operações, otimizando recursos como tempo e dinheiro. 

Uma gestão de estoque eficiente permite que a sua marca se destaque, e abre caminhos para que você alcance suas metas comerciais e possa direcionar seu tempo para o que realmente importa. 

Neste artigo, vamos aprofundar nosso conhecimento, e entender o que é o inventário de estoque, como ele funciona, e como você pode usá-lo na prática, para impulsionar o sucesso da sua empresa.

O que é inventário de estoque

O Inventário, para o setor financeiro, é uma lista completa dos bens que a empresa possui, e engloba desde equipamentos usados na operação, como mesas, cadeiras de escritório e computadores, até produtos que estão em estoque.

Já o inventário de estoque, é a forma de catalogar e rastrear as informações dos produtos que a empresa tem em estoque, ou seja, todos os produtos que a sua loja tem disponível para venda. 

Com ele é possível categorizar os produtos, as variações como cores, tamanhos, materiais, as quantidades e os preços. Assim é possível visualizar e entender melhor qual a dinâmica entre oferta e demanda de cada item ou de cada categoria, durante determinado período.

Tendo essas informações de forma organizada, você pode usá-las para melhorar as estratégias comerciais do seu negócio e, consequentemente, alavancar suas vendas.

Tipos de inventário de estoque

Tipos de inventário de estoque

Existem diversos métodos para contar o estoque, e a escolha varia de acordo com as necessidades e o porte de cada negócio. A seguir vamos saber quais os tipos de inventário de estoque mais usados. 

Geral

É a contagem completa de todos os itens. Em uma loja de roupas, por exemplo, você deve contar desde acessórios, como brincos, até peças maiores, como calças ou casacos. 

É útil para ter uma visão ampla, identificar desvios e determinar os produtos mais populares.

Dinâmico ou parcial

Ideal para quando você sente a necessidade de contagem por categorias ou produtos específicos em um determinado momento, para, por exemplo, acompanhar um lançamento ou controlar os itens de maior movimento.

Cíclico ou rotativo

O inventário cíclico baseia sua contagem por categoria de produto e tem um prazo constante que se repete. Pode ser feito uma vez por semana, ou uma vez por mês, por exemplo. 

Uma das maiores vantagens desse método é que você não precisa parar a operação para registrar as informações.

Periódico

O inventário periódico permite que você tenha mais flexibilidade, e decida qual o melhor momento para fazer. 

Você pode escolher uma categoria de produtos para fazer em um dia, e em outro dia escolhe outra categoria, e assim por diante. Por exemplo, em uma loja de roupas, ele pode ser feito um pouco antes da troca de estação ou coleção.

Estoque anual

Essa é uma contagem profunda e abrangente feita uma vez por ano. Você elege um período ou data e se programa para inventariar todo o seu estoque, com informações mais detalhadas. 

É possível usar esse período também para analisar esses dados e otimizar o planejamento a longo prazo.

Quais as vantagens?

Fazer o inventário de estoque traz diversas vantagens que podem ajudar a impulsionar o sucesso do seu negócio, especialmente quando falamos em setor varejista.

Melhora as tomadas de decisão

É possível ter informações confiáveis sobre quais produtos estão disponíveis em quantidade suficiente e quais estão em baixa. 

Com isso, você pode decidir estrategicamente quais produtos comprar, em quais você deve concentrar sua divulgação, e quais tenderão a ser descontinuados.

Reduz custos e evita desperdícios

Você saberá quando vai precisar comprar determinado produto de acordo com a demanda específica, evitando a compra excessiva e ajudando a otimizar os seus recursos financeiros.

Otimiza o espaço de armazenamento

Um inventário bem gerenciado pode trazer uma visão ampla sobre onde e como os seus produtos são guardados. Isso ajuda na organização como um todo, e evita o acúmulo ou perda de itens. 

Ajuda no planejamento estratégico

Esses dados valiosos podem te dar mais segurança para planejar os próximos passos da sua estratégia, e servem também para que você identifique tendências sazonais, preveja picos de demanda, planeje estratégias de divulgação, e atenda as necessidades e desejos da sua clientela.

Melhora a relação com os clientes

Imagine a seguinte situação: um cliente faz a compra através do seu instagram, whatsapp ou site. Porém, o controle dos seus produtos é feito manualmente com planilhas, e, por alguma falha, ele está em falta, e a planilha não estava atualizada.

Nesse caso, o pedido do cliente terá que ser cancelado, você terá que entrar em contato com o cliente para reverter a situação, e, caso o pagamento já tenha sido feito, você ainda terá que estornar o valor, gerando ainda mais insatisfação.

Perceba que a falta de um sistema automático e integrado, que ajude a gerir seus produtos, pode causar um transtorno desnecessário, tanto para você quanto para os seus clientes. o inventário de estoque evita que situações como essa voltem a acontecer.

Como fazer o inventário de estoque

Como fazer o inventário de estoque

Como todos os processos, existem algumas fases para fazer o inventário de estoque. O primeiro passo é entender as suas necessidades e objetivos, e definir qual tipo de inventário é o melhor para o seu negócio atualmente.

É importante ter em mente que o processo pode demorar. Então, separe um tempo que não tenha tanta movimentação de clientes, para evitar interrupções. 

O software de gestão vai ser seu melhor amigo a partir daqui, pois ele pode fazer com segurança os processos que você faria manualmente, economizando muito o seu tempo. 

Além disso, ele oferece atualização em tempo real e integração dos seus dados com outros sistemas, facilitando e agilizando o trabalho.

Método escolhido, tempo reservado, chegou a hora: mão na massa!

Fase 1: Categorize

Organize seus produtos e divida eles por categorias, para criar uma estrutura organizada. Isso vai facilitar o resto da operação. 

Caso os seus produtos não tenham categorias, você pode criar, separando por tamanho, cor, material etc.

Fase 2: Separe suas ferramentas

Tenha à sua disposição papel, caneta, planilhas, ou até mesmo um sistema de gerenciamento de estoque.

Fase 3: Faça a contagem física:

Escolha uma categoria para começar, e conte cada item na seção escolhida. Talvez esse seja o passo que mais exigirá a sua atenção. 

Seja preciso e cauteloso para evitar erros. Se preferir, use scanners de códigos de barras para coletar as informações mais rápido.

Fase 4: Registre

Escreva as quantidades conforme você conta. Lembre-se que sistemas são mais precisos e também exigem atenção para inserir os dados.

Fase 5: Compare

Caso você já tenha feito o inventário de estoque, compare os números atuais com os números dos registros anteriores. 

Isso permite que você identifique diferenças e investigue porque elas aconteceram.

Fase 6: Corrija

Se você encontrou divergências nos números, faça as correções necessárias, para que você não tenha problemas futuramente.

Fase 7: Análise

Use os dados que você coletou para avaliar a saúde do seu estoque. Analise por categoria ou por produto, para identificar, por exemplo, itens de alta e baixa demanda e ajustar os níveis de reposição.

Feito! Você registrou os seus produtos! Mas lembre-se: o inventário de estoque não é um evento único. Ele precisa ser agendado regularmente para garantir que os registros sejam sempre precisos.

Quais empresas devem fazer o inventário de estoque

Cada empresa lida com realidades diferentes, e, por isso, cada uma delas vai escolher o método de gestão de estoque que seja mais conveniente para ela naquele momento. 

Mas, definitivamente, ele é essencial para todo e qualquer negócio, principalmente para os negócios do varejo.

Não importa o tamanho da sua loja, o inventário é o pilar que sustenta o seu sucesso. Pensando desde a pequena boutique até uma grande loja de departamentos, o estoque é a base que permite que você atenda aos seus clientes de forma consistente. 

Quando fazer o inventário de estoque

Este também é um ponto chave. Além do método, saber o timing certo é crucial. É interessante observar como são as suas vendas, ou seja, identificar quando há maior procura e quando há menor procura. 

Você pode fazer o inventário de estoque antes das épocas de pico. Isso ajuda você a se programar com pedidos e a estar pronto para que suas prateleiras estejam alinhadas com as tendências e as demandas. Faça também a revisão periódica da contagem, para manter os dados atualizados.

Conclusão

Tendo entendido que o inventário de estoque é o registro de todos os produtos disponíveis na sua empresa, e que estes são a principal fonte de lucro, podemos deduzir que ter fácil acesso a essas informações, é fundamental para o crescimento sustentável do seu negócio. 

O inventário de estoque pode fornecer dados valiosos que vão permitir que você aplique as melhores estratégias, potencializando seus lucros e evitando desperdícios de recursos.

A precisão é fundamental, e cada peça que você armazena é uma oportunidade para criar um impacto. Daí a importância de revisar e manter os registros organizados, acessíveis e, de preferência, integrados com toda a sua operação, evitando falhas e insatisfação de clientes.

Um sistema de gestão integrado, voltado para o setor da sua empresa pode ser um grande aliado no momento de fazer o seu inventário de estoque. Leitores de código de barras, integração com plataformas de divulgação e pagamento, acesso remoto, trazem agilidade e segurança, permitindo que você possa dedicar mais tempo para decisões estratégicas do que para as tarefas operacionais.

Já conhece o Phibo? Somos especialistas em gestão para varejistas de moda. Nossa missão é simplificar o dia a dia dos lojistas no Brasil a partir da tecnologia. 

Temos soluções que vão ajudar você a alavancar seu negócio: Sistema Phibo de gestão, PhiboZap automação de Whatsapp e Phibolive gerenciamento de vendas por Livestream. Vamos adorar conversar com você. Fale conosco!

CEO em Phibo
Graduado em Engenharia de Produção pela UFMG.
Especialista em Business Strategy pela Harvard Business School.

Cofundador da Phibo, um sistema que simplifica o dia a dia de mais de 6 mil lojas de varejo de moda em mais de 26 estados do Brasil.
Lucas Torres
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