Fechamento de caixa: 5 passos de como fazer da maneira correta

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O fechamento de caixa é um procedimento essencial para qualquer negócio e precisa ser feito de forma eficiente para evitar problemas na gestão financeira.

Quando falamos do registro final de caixa, estamos nos referindo ao ato de encerrar as atividades diárias de vendas e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro durante o expediente. 

Todos os setores devem realizar essa etapa, mas quando falamos do setor de moda, seja no varejo de roupas, calçados e acessórios, existem algumas dicas específicas que podem tornar esse processo mais fácil na gestão do seu negócio. 

Neste guia, apresentamos os principais pontos sobre o fechamento de caixa, sua importância e como realizá-lo corretamente. Boa leitura!

O que é um fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é o processo de verificação do registro de todas as transações financeiras realizadas durante o período de operação de uma loja, incluindo o registro de vendas, recebimentos de pagamentos, trocos, pagamentos de despesas e outras movimentações financeiras. 

O objetivo é calcular o saldo final de caixa, conferindo se ele está de acordo com as transações realizadas. 

Por isso, o fechamento de caixa é uma etapa essencial no gerenciamento financeiro de qualquer negócio, independente do setor, pois é esse processo que permite identificar erros, inconsistências ou desvios financeiros que possam ter ocorrido ao longo do período avaliado.

Como mencionamos, o mais comum é que as lojas e estabelecimentos comerciais façam o fechamento ao final do dia.

Ao realizar o fechamento de caixa corretamente, o gestor da loja obtém uma visão precisa e atualizada do seu fluxo de caixa, fornecendo informações essenciais para a tomada de decisões financeiras estratégicas. 

Qual é a principal função do fechamento de caixa?

mão de mulher de negócios com gráficos financeiros e laptop em cima da mesa.

A principal função do fechamento de caixa é garantir uma precisão no controle financeiro da loja. 

Ao realizá-lo corretamente, é possível identificar erros de registros, como valores incorretos, diferenças de troco, pagamentos não registrados, entre outras falhas de processo que podem ocorrer.

Além disso, o fechamento de caixa fornece informações essenciais para a gestão financeira, como o valor total das vendas, fluxo de caixa e lucro diário, o que contribui até mesmo para uma visão mais estratégica do gestor a respeito do alcance das metas da empresa diariamente.

Outro ponto importante é que o balanço de caixa contribui para a transparência e a integridade financeira do negócio, facilitando processos de auditoria interna e o cumprimento das obrigações fiscais.

Ou seja, não se resume apenas ao simples ato de contar o dinheiro e conferir as vendas realizadas, mas sim a um processo completo de controle e registro de todas as transações financeiras da loja.

Por que é tão importante o fechamento de caixa?

Como vimos, o encerramento de caixa é fundamental para garantir a saúde financeira da sua loja. 

Se você ainda não realiza diariamente essa etapa ou há dúvidas se realmente é necessário fazer, veja abaixo um resumo dos principais motivos para fazer o fechamento de caixa:

  • Maior controle financeiro: com o fechamento, é possível acompanhar as receitas, despesas e lucros da loja, fornecendo uma visão clara da situação financeira periodicamente;
  • Ajuda na identificação de erros e fraudes: ao reconciliar as transações, é possível identificar erros, como valores digitados incorretamente, trocos errados e até mesmo detectar possíveis fraudes;
  • Colabora para a tomada de decisões: com dados precisos sobre as vendas, é possível tomar decisões estratégicas, como ajustes nos preços, promoções, reposição de estoque e investimentos;
  • Contribui para processos de auditoria e conformidade fiscal: fechar o caixa corretamente é importante para reunir dados necessários para a auditoria interna e para atender às obrigações fiscais, como emissão de notas fiscais e declarações de impostos.

Quais os cuidados que se deve ter no fechamento de caixa?

Ao realizar o fechamento de caixa, é importante ter alguns cuidados para garantir a precisão dos registros e evitar erros. Algumas recomendações são:

Anote todas as transações

Para o balanço do caixa, você deve ter o registro de todas as vendas, pagamentos, trocos concedidos, despesas e outros movimentos financeiros de forma organizada e detalhada.

É possível facilitar todo esse processo com a ajuda de sistemas avançados e completos de gestão financeira, como o Phibo, que oferece todas as funcionalidades essenciais para o lojista do setor de moda que deseja abandonar planilhas e anotações burocráticas e ter uma gestão financeira e de vendas sem complicações.

Verifique a coerência dos valores

Com os registros das vendas e pagamentos reunidos, certifique-se de que os valores anotados estão corretos de acordo com as transações realizadas. Confira preços, trocos e métodos de pagamentos.

Atente-se aos documentos fiscais

Verifique se todas as notas fiscais, cupons e recibos estão corretamente emitidos e registrados.

Faça a conferência de estoque

Por fim, uma dica fundamental para ter maior precisão é comparar as vendas registradas com o estoque disponível. Assim é possível identificar possíveis discrepâncias ou falhas no controle de inventário.

Para isso, você não precisa fazer uma conferência manual de estoque, o que demandaria muito tempo e ainda assim seria impreciso.

Com o Phibo, você pode cadastrar e organizar os produtos e variações do seu estoque rapidamente pelo sistema automatizado, para que você tenha total domínio do estoque.

Fechamento de caixa manual X Fechamento de caixa automatizado

mão digitando em um laptop e uma caixa registradora em um fundo azul

Existem diferentes formas de realizar o fechamento de caixa, mas as principais são na forma de fechamento manual e o fechamento automatizado. 

O manual, como o nome mesmo diz, envolve o registro manual das transações em planilhas, cadernos de caixa ou sistemas específicos. Com esse modelo, há maior chance de erros de cálculo, falhas de digitação e omissões de registros. 

Também é um sistema que demanda mais tempo e esforço dos funcionários e gestores, o que dificulta até mesmo a realização de análise mais aprofundada dos dados e geração de relatórios.

Por outro lado, o fechamento automatizado é feito por meio de um software de gestão, como o Phibo, que realiza o cálculo e o registro das transações de forma automatizada.

São várias as vantagens de escolher um sistema automatizado. Ele oferece maior precisão e agilidade, calculando os registros de forma rápida, reduzindo a chance de erros que podem ocorrer no registro manual.

Além disso, também é possível extrair relatórios e análises mais avançadas de softwares de gestão, conseguindo assim uma visão mais detalhada das vendas, fluxo de caixa e outros indicadores financeiros.

Outro ponto positivo é a possibilidade de integração com outras ferramentas e sistemas, facilitando toda a administração do negócio.

5 passos de como fazer o fechamento de caixa

Agora, para entender na prática o fechamento de caixa, veja como realizá-lo na sua empresa com 5 passos:

1. Registre todas as transações

Durante o expediente da loja, é fundamental registrar de forma precisa todas as vendas, pagamentos e outras movimentações financeiras.

Portanto, faça a anotação de todas as notas fiscais emitidas, cupons de venda, recibos de pagamento e qualquer outro documento relevante. 

2. Calcule o valor total de vendas

Após realizar os registros, é necessário calcular o valor total das vendas realizadas durante o período de operação da loja. Isso envolve somar todos os recibos e registros de pagamento correspondentes a cada transação. É essencial garantir a precisão nesse cálculo, verificando se todas as vendas foram corretamente registradas e se os valores estão de acordo com os preços estabelecidos para os produtos ou serviços vendidos.

3. Verifique o saldo inicial de caixa

No início do expediente, é necessário ter registrado o saldo inicial de caixa, ou seja, o valor total em caixa antes de abrir para os clientes e iniciar as vendas.

Verificar e registrar corretamente esse saldo é fundamental para um fechamento de caixa preciso. 

Caso haja algum valor remanescente do fechamento anterior, esse montante também deve ser levado em consideração para garantir a continuidade adequada do controle financeiro.

4. Subtraia o valor das saídas de caixa

Durante as atividades ao longo do dia na loja, é comum ocorrerem saídas de dinheiro do caixa, como no troco dado aos clientes, pagamentos de despesas, retiradas de dinheiro para necessidades operacionais ou outras finalidades autorizadas. 

É essencial subtrair corretamente essas saídas do saldo total de caixa, garantindo que todas as transações estejam registradas e que os valores sejam devidamente contabilizados.

5. Calcule o saldo final de caixa

Após realizar todas as etapas anteriores, é hora de calcular o saldo final de caixa. Para isso, soma-se o saldo inicial de caixa com todas as entradas, como as vendas e pagamentos recebidos, e subtrai-se as saídas de caixa, como trocos concedidos, pagamentos de despesas e retiradas. 

Ao final, o saldo final de caixa deve ser verificado para garantir que corresponda ao valor de fato presente no caixa físico da loja.

É importante ressaltar que, durante todo o processo de fechamento de caixa, a atenção aos detalhes e a precisão nos registros são fundamentais. 

Conclusão

O fechamento de caixa é um processo fundamental para a gestão financeira das lojas de todos os setores, incluindo o setor de moda.

Ao realizar o fechamento de forma correta, é possível garantir o controle financeiro, identificar erros, fraudes e tomar decisões estratégicas com base nos dados obtidos. 

Você que é varejista e deseja utilizar um software de gestão para facilitar essa etapa, que tal conhecer o Phibo? Ele pode simplificar e agilizar esse processo, proporcionando maior precisão e facilidade na realização do fechamento de caixa. Faça agora mesmo o teste grátis por 14 dias!

CEO em Phibo
Graduado em Engenharia de Produção pela UFMG.
Especialista em Business Strategy pela Harvard Business School.

Cofundador da Phibo, um sistema que simplifica o dia a dia de mais de 6 mil lojas de varejo de moda em mais de 26 estados do Brasil.
Lucas Torres
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